XMan-PM 2.0 (XMan - Purchase Mangagement) phần mềm Quản lý Mua hàng trong hệ thống XMan-ERP là một môi trường cộng tác liên kết công việc của tất cả cán bộ phụ trách cung ứng vật tư / hàng hoá của doanh nghiệp. Bắt đầu từ khâu lập phiếu yêu cầu mua hàng -> duyệt phiếu yêu cầu -> yêu cầu báo giá -> lựa chọn nhà cung cấp -> lập đơn đặt hàng -> ký hợp đồng -> tiếp nhận hàng -> nhập kho -> nhận hoá đơn mua hàng -> ghi nhận công nợ -> thanh toán.
Thông tin được các cán bộ tham gia trong quy trình mua hàng tuần tự bổ sung qua các khâu xuyên suốt theo quá trình mua hàng. Thông tin được liên kết, cập nhật tức thời và không có bất cứ sự trùng lắp nào. Công việc ở từng khâu được quy cách hoá và đơn giản hoá giúp cán bộ mua hàng xử lý công việc chính xác nhanh chóng và gọn nhẹ.
Ngoài việc trợ giúp cho việc mua hàng theo quy trình bình thường, Hệ thống cũng có các chức năng giải quyết các trường hợp ngoại lệ như trả lại hàng, hàng giao thiếu/thừa/hư hỏng, dừng hoặc hủy ngang đơn đặt hàng, hoàn trả hoá đơn,…
CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH
Quản lý Quy trình mua hàng
• Lập yêu cầu mua vật tư từ kế hoạch SXKD
• Lập phiếu yêu cầu mua hàng hoá/vật tư
• Duyệt yêu cầu mua hàng
• Lập đơn đặt hàng
• Quản lý quá trình nhận hàng
• Thống kê đơn hàng
• Nhập hàng, in phiếu nhập hàng
• Theo dõi việc xuất hàng trả lại
• Dừng hoặc huỷ đơn đặt hàng
• …
Quản lý Nhà cung cấp
• Quản lý NCC theo nhóm NCC
• Quản lý NCC theo loại NCC
• Quản lý điều khoản thanh toán của từng NCC
• Quản lý thời hạn giao hàng của từng NCC
• Quản lý chính sách giá của từng NCC theo từng mặt hàng
• …
Quản lý công nợ với nhà cung cấp
• Quản lý công nợ chi tiết đến từng đơn hàng, tuổi nợ theo từng đơn hàng, theo thời gian mua hàng, …
• Phân tích tuổi nợ khách hàng theo tháng, 3 tháng, 6 tháng,...
• Đăng ký giới hạn định mức công nợ tối đa theo thời gian và tổng số tiền cho từng khách hàng
• …
Quản lý Tồn kho
• Quản lý tồn kho hàng hoá theo mã hàng, loại hàng, lô hàng
• Quản lý nhiều đơn vị tính khác nhau cho một chủng loại hàng hoá
• Đăng ký mức sàn và trần tồn kho cho từng mặt hàng.
• Cảnh báo hiện tượng tồn kho thấp hơn sàn hoặc cao hơn trần của từng mặt hàng.
• …
Hệ thống danh mục
• Danh mục Kho hàng, Loại hàng, Nhóm hàng
• Danh mục Nhóm nhà cung cấp, Loại NCC
• Danh mục phát sinh xuất nhập hàng
• Danh mục loại hoá đơn mua hàng
• Đăng ký phương thức hạch toán kế toán các nghiệp vụ mua hàng
• …
Quản trị hệ thống
• Danh mục Chức năng của XMan-PM
• Danh sách Nhóm người sử dụng (Roles)
• Danh sách Người sử dụng (Users)
• Phân quyền sử dụng các chức năng
• Phân quyền quản lý theo nhóm nhà cung cấp
• Phân quyền quản lý theo nhóm mặt hàng
• Phân quyền khai thác các báo cáo
• Đăng ký các câu thông báo hệ thống
• …
Hệ thống báo cáo
• Báo cáo mua hàng hằng ngày – tham số in theo NCC, hàng hoá, kho hàng,…
• Báo cáo mua hàng tổng hợp theo nhóm hàng
• Báo cáo theo dõi các phiếu yêu cầu mua hàng
• Báo cáo theo dõi các đơn đặt hàng
• Báo cáo theo dõi tình hình nhận hàng – nhập kho.
• Báo cáo theo dõi tình hình nhận hoá đơn mua hàng.
• Báo cáo theo dõi tình hình thanh toán hoá đơn mua hàng.
• Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá
• Báo cáo công nợ phải trả NCC tổng hợp
• Báo cáo công nợ phải trả NCC chi tiết theo NCC, đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng
